Cómo ser más productivo gracias a una metodología — Sistema OKR (2 de 3) en tu empresa
Google utiliza la metodología OKR (“Objectives and Key Results”) para conseguir metas ambiciosas y realizar un seguimiento del progreso. En este segundo post (de tres) os voy a explicar cómo implementar esta metodología en tu empresa.
En el primer post te dejo una explicación de la metodología en detalle:
OKR te ayuda a establecer metas personales, de equipo, de empresa y de departamento. Conecta cada objetivo con 3–5 resultados medibles. A medida que logres esos resultados, el porcentaje de todo el Objetivo aumenta, por lo que puede ver el progreso hacia sus metas.
Recuerda que los OKRs es la táctica que te ayuda a llevar a cabo la estrategia de tu empresa
OKRs y los Objetivos Ambiciosos
Google a menudo establece objetivos que están más allá del umbral de lo que parece posible, a veces denominados «objetivos ambiciosos». Crear metas inalcanzables es complicado, ya que podría verse como preparar un equipo para el fracaso. Sin embargo, la mayoría de las veces, estos objetivos tienden a atraer a las mejores personas y a crear los entornos laborales más emocionantes. Además, cuando se apunta alto, incluso los objetivos fallidos tienden a resultar en avances sustanciales.
La clave es comunicar claramente la naturaleza de los objetivos ambiciosos y cuáles son los umbrales para el éxito. A Google le gusta establecer OKR de modo que el éxito signifique alcanzar el 70% de los objetivos, mientras que alcanzarlos por completo se considera un rendimiento extraordinario.
Estos objetivos ambiciosos son los pilares de los logros notables a largo plazo, o «disparos a la luna».
OKRs en tu organización
Una parte importante de los OKR es su transparencia. Para llevar los OKR a tu organización, es útil tener claro qué son, por qué pueden ser útiles y cómo se usarán. Algunas investigaciones muestran que el rendimiento es mayor cuando las personas están comprometidas con sus objetivos, por lo que puede ser importante que todos participen.
Consejos para introducir los OKR
Para introducir en tu organización la metodología OKR hay que tener unos cuantos conceptos claros.
- ¿Qué son los OKR?
Conocer los conceptos básicos de qué son los OKR y cómo funcionan.
- ¿Por qué utilizar OKR?
Revisar cómo la organización internamente estable las metas y cualquier límite o problema con ese enfoque actual.
- ¿Cómo funcionan los OKR?
Explica el cronograma, lo que se espera de cada persona, cuáles son los hitos principales y cómo las personas serán responsables.
- ¿Sigues siendo escéptico sobre los OKR?
Deja tiempo para las preguntas, con especial énfasis en extraer cualquier escepticismo.
Alineación
Una vez que la organización sabe en qué está centrado y cómo se medirá el éxito, puede resultar más fácil para las personas que puedan conectar sus proyectos con los objetivos de la organización.
Disciplina y priorización
Puede ser difícil para cualquier equipo de una empresa rechazar una buena idea, un proyecto que valga la pena o una mejora necesaria. Una vez que todos estén de acuerdo sobre cuáles son los objetivos más importantes, será más fácil decir no a las ideas menos importantes. Decir que no no es un debate político o emocional, se convierte en una respuesta racional a un compromiso que toda la organización ya ha asumido.
Comunicación
Los OKR deben ser públicos dentro de una organización para que todos los empleados conozcan los objetivos y métricas de la organización para llegar al éxito.
“Lo que vi en Google y que definitivamente apliqué en Twitter son los OKR: objetivos y resultados clave. Son una excelente manera de ayudar a todos los miembros de la empresa a comprender qué es importante y cómo se va a medir. Básicamente, es una excelente manera de comunicar la estrategia y cómo va a medir la estrategia. Y así es como intentamos usarlos. A medida que hace crecer una empresa, lo más difícil de escalar es la comunicación. Es muy difícil. Los OKR son una excelente manera de asegurarse de que todos comprendan cómo va a medir el éxito y la estrategia «.
Respuesta de Dick Costolo, ex Googler y ex CEO de Twitter, cuando se le preguntó «¿Qué aprendiste de Google que aplicaste a Twitter?”
Establecer los objetivos y los resultados clave
Al establecer los objetivos, Google a menudo comienza con los OKR organizacionales y alinea las prioridades utilizando de tres a cinco objetivos con aproximadamente tres resultados clave para cada objetivo. Los OKR exitosos a menudo pueden proceder de una combinación de sugerencias de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba, lo que permite a las personas de toda la organización expresar lo que creen que vale la pena en su tiempo y cómo pueden aplicar mejor sus esfuerzos.
Consejos para establecer los objetivos
- Elige de tres a cinco objetivos
Más puede llevar a equipos demasiado extendidos y una difusión del esfuerzo.
- Evite expresiones que no te presionen por nuevos logros
por ejemplo, «siga contratando», «mantenga la posición en el mercado», «continúe haciendo X”.
- Utilice expresiones que transmitan puntos finales y estados
por ejemplo, «Escalar la montaña», «comer 5 pasteles», «enviar la característica Y”.
- Utilice términos tangibles, objetivos e inequívocos. Debería ser obvio para un observador si se ha logrado o no un objetivo. Algunas investigaciones demuestran que cuanto más específica sea una meta pueden resultar un mayor rendimiento y logro de metas.
Consejos para establecer los resultados claves
- Determinar alrededor de tres resultados clave por objetivo.
- Los resultados clave expresan hitos medibles que, si se alcanzan, impulsarán directamente el objetivo.
- Los resultados clave deben describir resultados, no actividades. Si los KR incluyen palabras como «consultar», «ayudar», «analizar», «participar», están describiendo actividades. En su lugar, describir el impacto de estas actividades, por ejemplo, «publicar los niveles de satisfacción del servicio al cliente antes del 7 de marzo» en lugar de «evaluar la satisfacción del servicio al cliente».
- Los hitos medibles deben incluir evidencia de finalización y esta evidencia debe estar disponible, ser creíble y fácil de descubrir.
Desarrollar los OKR del equipo
Aunque los enfoques varían, es útil comprometerse primero con los objetivos de la organización, de modo que los equipos y las personas puedan establecer sus propios objetivos al servicio de estas metas más amplias. Esto puede ayudar a crear una alineación en toda una organización.
La siguiente decisión es cuántos niveles de OKR de “equipo” funcionan para la organización: ¿cada departamento y equipo necesita OKR?
Para los objetivos a nivel de equipo, reconozca que no todos los OKR organizacionales deben reflejarse en todos los OKR de los equipos. Es posible que los OKR de un equipo se centren en solo uno de los OKR de la organización. Pero debería haber alguna conexión entre los OKR del equipo y al menos uno de los OKR de la organización.
Una forma de establecer estos OKR de equipo es hacer que todos los líderes de equipo se reúnan para establecer metas. En Google, los líderes de equipo a veces enumeran las prioridades para el próximo trimestre en el contexto de los OKR de la empresa. Al crear estas prioridades, es útil prestar atención a los OKR de la organización y verificar:
- ¿Las prioridades del equipo se relacionan con alguno de los resultados clave de la organización?
- ¿Las prioridades del equipo hacen que sea más probable que la organización logre con éxito los OKR organizacionales?
- ¿Faltan cosas en las que otros piensan que este equipo debería estar trabajando?
- ¿Hay más de tres prioridades?
- Una cosa que los OKR no son es una lista de verificación. No pretenden ser una lista de tareas de todas las cosas en las que trabajarán los equipos en un trimestre. Si un equipo trata esto como una lista compartida de tareas pendientes, puede resultar en ser demasiado descriptivo sobre lo que el equipo quiere que se haga, en lugar de lo que el equipo quiere lograr. Utilice OKR para definir el impacto que el equipo quiere ver y deje que los equipos propongan los métodos para lograr ese impacto.
Ejemplos
A continuación se muestran algunos OKR de ejemplo que un equipo o una persona puede establecer para respaldar el objetivo de una organización de «alcanzar el xx% de la participación de mercado de la industria».
ORK DE EQUIPO O INDIVIDUALES
Objetivo: acelerar el crecimiento de los ingresos de [producto]
Resultados clave:
Lanzamiento de la función xx para todos los usuarios
Implementar la iniciativa xx para aumentar los ingresos por usuario en un xx%
Lance tres experimentos específicos de ingresos para aprender qué impulsa el crecimiento de los ingresos
Soporte técnico seguro para construir la función xx en el primer trimestre
Objetivo: mejorar la reputación de [producto]
Resultados clave:
Reestablezca el liderazgo de [producto] hablando en tres eventos de la industria
Identifique y comuníquese personalmente con los mejores usuarios de xx
Reducir el tiempo de respuesta a los errores marcados por el usuario en un xx%
Actualizar los OKR con regularidad
Los OKR sirven para ayudar a establecer la estrategia de la empresa: son los objetivos que la empresa está tratando de lograr. Con ese fin, algunos equipos descubren que es mejor volver a visitarlos unas cuantas veces por trimestre. De esta manera, pueden servir como una herramienta de calibración, brindando a todos la oportunidad de adaptarse a la nueva información, abandonar los objetivos que claramente no van a suceder y aumentar la atención en los objetivos límite que se beneficiarán de recursos adicionales. A continuación, se muestra un cronograma de ejemplo de cómo un equipo podría abordar la configuración de OKR:
La frecuencia con la que un equipo los valida dependerá de sus propias necesidades estacionales, qué tan buena sea la comunicación dentro del equipo y qué tan bien se está desempeñando al predecir los resultados en función de su capacidad de ejecución.
Algunos equipos de Google han descubierto que los controles intermedios son útiles y pueden garantizar que todos permanezcan enfocados en los mismos objetivos. Para algunos equipos, una revisión informal de las metas cada trimestre es suficiente, aunque para otros, puede ser necesario un enfoque más formal.
Fuentes:
